تعد موارد البشرية هي النسيج الحي الذي يرتبط بالنجاح والتطور المستدام لأي مؤسسة. إذا تم إدارتها بشكل جيد، فإنها تكون عاملًا مساهمًا في تحقيق الأهداف وتعزيز التميز التنافسي. واستنادًا إلى هذا الوعي، يعتمد العديد من رواد الأعمال والشركات على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتبسيط وتحسين عمليات الموارد البشرية.
في هذا المقال، سنستكشف كيف يمكن أن تقدم أنظمة ERP حلاً شاملاً لإدارة الموارد البشرية وتبسيط العمليات المتعلقة بها. سنتناول أيضًا بعض الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تحققها هذه الأنظمة وكيف يمكنها أن تسهم في تعزيز فعالية إدارة الموارد البشرية والنجاح الشامل للمؤسسة.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
الجزء 1: ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
لفهم كيف يمكن لأنظمة ERP تبسيط عمليات الموارد البشرية، دعونا نبدأ أولاً بفهم ماهية نظام تخطيط موارد المؤسسات.
نظام تخطيط موارد المؤسسات هو نظام متكامل يستخدم لإدارة ومراقبة مختلف جوانب العمل في المؤسسة. إنه يجمع بين العديد من الوظائف المختلفة، مثل التخزين، والمحاسبة، وإدارة العلاقات مع العملاء (CRM)، وبالطبع إدارة الموارد البشرية (HRM). هذا يعني أن نظام ERP يمكن أن يكون قلب العمليات التنظيمية للمؤسسة.
يتميز نظام ERP بالتكامل الشامل حيث يمكن لمختلف الأقسام والوحدات داخل المؤسسة الوصول إلى نفس المعلومات والبيانات. على سبيل المثال، إذا تم تسجيل تغيير في حالة الموظف أو تطور في سجل الأداء، فإن هذه المعلومات ستصبح متاحة لجميع الأقسام المعنية بمجرد إدخالها مرة واحدة. هذا يساعد على تجنب الأخطاء والتضاربات ويضمن توافر معلومات دقيقة ومحدثة لجميع الأطراف المعنية.
الجزء 2: كيف تسهم أنظمة ERP في تبسيط عمليات الموارد البشرية؟
الآن، دعونا نلقي نظرة على كيف يمكن لأنظمة ERP أن تسهم بشكل كبير في تبسيط عمليات الموارد البشرية.
تحسين إدارة الموارد البشرية:
أحد أهم الأمور التي تقوم به أنظمة ERP هو تحسين إدارة الموارد البشرية. يمكنها تخزين وتحديث المعلومات حول الموظفين بما في ذلك معلومات شخصية، خبرات سابقة، تدريب، وحتى أداء سابق. هذا يجعل من السهل تتبع مسارات التطور المهني للموظفين وتحليل كفاءتهم بناءً على بيانات دقيقة وموثوقة. وبفضل هذه المعلومات، يمكن لإدارة الموارد البشرية أن تأخذ قرارات أفضل بشأن تعيين، ترقية، أو إعادة توجيه الموظفين بناءً على الاحتياجات الفعلية للمؤسسة.
تسجيل وتتبع الأداء:
من خلال أنظمة ERP، يمكن تسجيل وتتبع أداء الموظفين بشكل دقيق. يمكن تسجيل الإنجازات والتحسينات والمشكلات، ويمكن أن تتم مشاركة هذه المعلومات مع الموظفين أنفسهم لمراجعة أدائهم. هذا يساعد في تعزيز الشفافية وتعزيز التواصل بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية.
توفير وقت وجهد:
تقليل الأنشطة الروتينية التي تتطلب وقتًا كبيرًا في تنفيذ عمليات الموارد البشرية يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والجهد. على سبيل المثال، عمليات التوظيف يمكن أن تتم بشكل أكثر كفاءة من خلال أنظمة ERP من خلال تسجيل المعلومات المطلوبة مرة واحدة واستخدامها في مختلف الخطوات من تقديم الوظائف إلى المقابلات والاختبارات. هذا يعني أن الموظفين في إدارة الموارد البشرية يمكن أن يركزوا على الجوانب الاستراتيجية والإدارية لعمليات التوظيف.
تعزيز الامتثال:
يمكن لأنظمة ERP أيضًا تعزيز الامتثال باللوائح والقوانين. يمكن تسجيل جميع البيانات والأنشطة ذات الصلة بالموارد البشرية بدقة وموثوقية، مما يجعل من السهل تقديم تقارير مطلوبة للجهات المختصة، مثل السلطات الحكومية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تقدم أنظمة ERP أيضًا الدعم في مجال تقييم الأثر البيئي والاجتماعي للموظفين والمؤسسة.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
الجزء 3: الفوائد الرئيسية لتبني أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية
الآن بعد أن ناقشنا كيفية تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة ERP، دعونا نلقي نظرة على الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تحققها المؤسسات من خلال تبني هذه الأنظمة.
توفير التكاليف:
قد تكون مبالغ الأموال التي تنفقها المؤسسات على تنفيذ أنظمة ERP مرتفعة نسبيًا في البداية. ولكن مع مرور الوقت، تحقق العديد من المؤسسات توفيرًا كبيرًا في تكاليف إدارة الموارد البشرية. هذا يتم من خلال تقليل الوقت والجهد الذي يُنفق في العمليات الروتينية وزيادة كفاءة العمليات بشكل عام.
زيادة الإنتاجية:
تساعد أنظمة ERP في تحسين إنتاجية الموظفين من خلال تبسيط عملياتهم وتوفير وقت لأداء مهام أكثر استراتيجية. على سبيل المثال، يمكن لموظفي إدارة الموارد البشرية تخصيص وقتهم للتفكير الاستراتيجي بدلاً من الانخراط في الأعباء الإدارية اليومية.
تحسين اتخاذ القرار:
توفر أنظمة ERP معلومات دقيقة وموثوقة وقابلة للتتبع بسهولة. هذا يمكن أن يساعد في اتخاذ قرارات أفضل وأكثر توجيهًا. سواء كان الأمر يتعلق بتعيين الموظفين، تحسين أداء الموظفين الحاليين، أو تخطيط الموارد البشرية لمستقبل أفضل، فإن هذه المعلومات قد تثبت أنها ذات قيمة كبيرة للقادة في المؤسسة.
تعزيز تواصل الموظفين:
تساهم أنظمة ERP في تعزيز التواصل بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية. يمكن للموظفين الوصول إلى بياناتهم الشخصية والأداء والتقييمات بسهولة، مما يساعد في تعزيز الشفافية والتفاعل.
زيادة الامتثال والأمان:
أنظمة ERP تسمح بتخزين البيانات بشكل آمن ومحمي. هذا يضمن الامتثال لمعايير الأمان والخصوصية. بالإضافة إلى ذلك، تسمح أنظمة ERP بإعداد إجراءات وأمان لمنع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
الجزء 4: كيفية تنفيذ نظام ERP لتبسيط عمليات الموارد البشرية
التنفيذ الناجح لنظام ERP لتبسيط عمليات الموارد البشرية يتطلب بعض الخطوات الحاسمة. هنا سنتناول كيفية تنفيذ هذا النظام بفعالية.
1. تحليل الاحتياجات:
يجب أن تبدأ عملية التنفيذ بتحليل الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة. هل تحتاج المؤسسة إلى نظام ERP شامل أم إلى تحسين معين في إدارة الموارد البشرية؟ يجب على القادة والمهنيين في المؤسسة تحديد الأهداف والمشكلات والاحتياجات بدقة.
2. اختيار النظام المناسب:
بناءً على تحليل الاحتياجات، يجب اختيار نظام ERP مناسب. هناك العديد من الخيارات المتاحة، ويجب على المؤسسة اختيار النظام الذي يناسب احتياجاتها وميزانيتها.
3. التخطيط والتنفيذ:
بعد اختيار النظام، يجب على المؤسسة وضع خطة تنفيذ دقيقة. يجب تخصيص فريق عمل لهذا الغرض وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ النظام.
4. التدريب:
يجب تدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام الجديد. هذا يساعد في ضمان استخدامه بكفاءة وفعالية.
5. مراقبة وتقييم:
بمجرد تنفيذ النظام، يجب على المؤسسة مراقبته وتقييم أدائه بشكل دوري. هذا يساعد في تحسين الأداء والتأكد من تحقيق الأهداف.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
الجزء 5: استخدام الأنظمة المحسنة لإدارة الموارد البشرية
عندما يتم تنفيذ نظام ERP بنجاح، يجب استخدامه بشكل جيد لتبسيط عمليات الموارد البشرية. هنا بعض النصائح للاستفادة القصوى من هذه الأنظمة:
استفيد من تحليل البيانات:
استخدم البيانات التي يقدمه النظام لتحليل أداء الموظفين والاحتياجات المستقبلية.
تعزز من التواصل:
استفد من الأنظمة لتعزيز التواصل بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية. يمكن أن توفر أنظمة الإشعارات والتذكيرات لتسهيل الاتصال.
استخدم التقارير:
استفد من إمكانية إنشاء تقارير مخصصة. يمكن أن توفر هذه التقارير رؤى مهمة لتوجيه القرارات.
تركيز على السلامة والأمان:
تأكد من أن تتبع معايير الأمان والخصوصية عن كثب. هذا مهم لحماية بيانات الموظفين وسجلات الموارد البشرية.
الاستمرار في التحسين:
لا تتوقف عن تحسين أداء النظام. استمر في تحسين العمليات واستجابة لاحتياجات المؤسسة المتغيرة.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
الجزء 6:برامج تطوير الاداء المقدمة من الحلول النهائية ألتمت لإدارة الموارد البشرية
أونكس الموارد البشرية – أهم الوظائف و مكوناته:
التوظيف: منظومة إجراءات تبدأ باستقبال طلبات التوظيف و منها الترشيحات و المفاضلة و تنتهي بعقد العمل و توثيق كافة بيانات الموظف و منها متطلبات الاستقدام و العمل.
التدريب: إدارة و تخطيط و تقييم الدورات التدريبية للموظفين.
التأمين الطبي : إدارة الرعاية الصحية للموظفين و رقابتها حسسب لوائح التأمين الصحي.
بدلات السفر: تعريف استحقاقات الصفر و حالاتها و تنفيذ إجراءات صرفها حسب لوائح المنشأة المعتمدة لذلك مثل مصاريف الإعداد للسفر و تذاكر الطيران و بدلات السفر.
الحركات الإدارية: إثبات متغيرات الحركة الإدارية للموظف في المنشأة ببياناتها اللازمة و إجراءاتها التنفيذية و مستحقاتها المالية وفق القرارات الإدارية الصادرة.
الحوافز و الجزاءات: تعريف المخالفات وإثبات إجراءات تنفيذ الجزاءات اللازمة لها حسب لوائح المنشأة و سياستها , و إثبات مكافآات الحوافز النقدية أو الاعتبارية و إجراءات تنفيذها.
الخدمة الذاتية للموظفين: تحرير موظفي المنشأة لمتطلباتهم عبر الويب و متابعة إجراءاتها حتى الإغلاق, و استعراض الموظف لحركته و بياناته.
تقييم الأداء: ترميز نماذج تقييم الأداء المتنوعة وفق منهجية 360 درجة بحسب الجهات المعتمدة و نسبة مساهمة كل جهة في القيمة الكلية للتقييم, ثم إدخال بيانات التقييم و استعراض تقارير نتائجه بتحليلات متنوعة إجمالية و تفصيلية.
وثائق الموظفين: تعريف وثائق الموظفين بتفاصيل بياناتها و تاريخ متابعه تجديدها و دليل أرشفتها و استعراض الوثائق المخزنة حسب النوع أو الموظف او غيره.
تبسيط عمليات الموارد البشرية باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
أونكس نظام الحضور و الانصراف – أهم الوظائف:
في نظام الحضور و الإنصراف تتم إجراءات إثبات التأثير المالي و الإداري على أنظمة إدارة راس المال البشري و هي نظامي المرتبات و الاجور و نظام إدارة الموارد البشرية .
من أهم وظائفه:
تهيئة إعدادات ساعات العمل الفعلي و مهام و إجازات و أذون الموظفين.
تعريف أيام الإجازات و المناسبات وفق سياسة المنشأة و الأنظمة المحلية لأي دولة.
تعريف فترات الدوام و مخططات النوبات و الورديات حسب الهيكل التنظيمي للمنشأة.
قراءة بصمات الموظفين أثناء حضورهم و انصرافهم.
احتساب الساعات الفعليةللحضور و الغياب و الإضافي و التأخيرات و ترحيلها آلياً إلى قوائم الإستحقاق الشهري للموظفين.
استعراض تقارير الحضور و الانصراف بخيارات متعددة كالغياب و التاخير و الإضافي و غيرها.
أونكس نظام المرتبات و الأجور :
نظام المتبات و الأجور يتكامل مع أنظمة ادارة رأس المال البشري ضمن منظومة اونكس ERP IX على مستوى الحسابات المالية و التأثير عليها بشكل آلي للرفع من مستوى اداء العاملين و ضمان صرف مستحقاتهم الصحيحة في حينها.
هذه الأنظمة ليست مفيدة فقط لموظفي إدارة الموارد البشرية، بل أيضًا للموظفين أنفسهم. يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى بياناتهم وتقارير أدائهم، مما يمكنهم من متابعة أهدافهم وتقدمهم بكفاءة أكبر.
من الجدير بالذكر أن عملية تنفيذ أنظمة ERP لتبسيط عمليات الموارد البشرية يجب أن تكون مستدامة وتستمر بمرور الوقت. يجب على المؤسسات أن تستثمر في التدريب المستمر لموظفيها لضمان الاستفادة القصوى من هذه الأنظمة.
تبسيط عمليات الموارد البشرية هو هدف مهم لأي مؤسسة تسعى لتعزيز الإنتاجية والفعالية. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تقدم حلاً متكاملاً لتحقيق هذا الهدف. تساعد هذه الأنظمة في تنظيم البيانات والعمليات المتعلقة بالموارد البشرية بشكل أفضل وتوفير وقت وجهد كبيرين. بالتالي، يمكن أن يؤدي تبني أنظمة ERP بنجاح إلى نجاح أفضل وإنتاجية محسنة وأمان محسّن في الإدارة والمؤسسة بأكملها.
كن شريك النجاح معنا و انضم لبرنامج الشركاء مع الحلول النهائية ألتمت مستقبل الأعمال هنا
احصل على عرض اليوم واختبر الفرق!كن شريك النجاح معنا و انضم لبرنامج الشركاء مع الحلول النهائية ألتمت مستقبل الأعمال هنا
احصل على عرض اليوم واختبر الفرق!
